Услуги 1С программистов. Автоматизация приема и обработки заявок на техническое обслуживание с использованием мобильной платформы “1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана”

Услуги программиста в 1С

Товарищество с ограниченной ответственностью “МедТехСервис”

Казахстан, г Усть-Каменогорск, Февраль 2024
Вариант работы : Клиент-серверный (сервер базы данных: PostgreSQL)
Общее число автоматизированных рабочих мест : 12
Количество одновременно работающих клиентов : Толстый клиент: 12

Автоматизация приема и обработки заявок на техническое обслуживание с использованием мобильной платформы "1С:Предприятие"

О компании

Товарищество с ограниченной ответственностью «МЕДТЕХСЕРВИС», основано в 1998 году группой специалистов по ремонту и обслуживанию медицинской техники, в настоящее время является поставщиком услуг для крупных государственных больниц, поликлиник и частных медицинских учреждений. Основным направлением деятельности компании является капительный и текущий ремонт, наладка, монтаж и техническое обслуживание медицинской техники и рентгенодиагностического оборудования; проектирование, монтаж, техническое обслуживание систем вентиляции, очистки и обеззараживания воздуха; продажа, монтаж, наладка экранированных ультрафиолетовых облучателей; сервисное и техническое обслуживание шкафов и боксов биологической безопасности; замена HEPA и ULPA фильтров; техническое обследование и оценка эффективности вентиляционных систем. Компания имеет собственную линию по производству бактерицидных облучателей и систем обеззараживания воздуха в помещениях.

Проблемы до автоматизации

В организации вёлся бухгалтерский учёт, однако никакой системы учёта заявок и приёма в обслуживание оборудования не было. Каждая заявка оформлялась на бумаге. В связи с большими географическими расстояниями между клиентами компании, специалисты компании уезжали в длительные командировки, обрабатывая при этом несколько попутных организаций, собирая необходимые заявки на бумажных носителях, в последующем доставляли их в головной офис организации, где менеджеры разбирали заявки, делали необходимые заказы на комплектующие у поставщиков. После поступления материалов, доставки оборудования в ремонтные механизированные цеха и лаборатории производился ремонт и последующая установка на местах клиентов. В процессе доставки, ремонта/обслуживания и установки оборудования присутствовала большая вероятность ошибок, что в свою очередь вело к дополнительным затратам на транспортировку оборудования, замену некорректно выбранных комплектующих поставщиков, и, как следствие, к снижению оперативности и качества оказываемых услуг.

Решение

Изучив требования предметной области для автоматизации бизнес-процессов, было предложено разработать автоматизированный трёхзвенный кроссплатформенный комплекс программных продуктов с использованием в качестве клиентского – Android приложение, разработанное на платформе "1С:Предприятие". Информационная система представляет собой автоматизированное рабочее место менеджера-приемщика. Данный программный продукт включает следующий функционал:

Список документов приемки заказов, в котором отображаются дата и номер заказа, заказчик, тип оборудования, состояние заказа на данный момент, а также комментарии менеджера-приемщика и мастера. 

Форма для создания заказа

Образец заполненной техником или менеджером формы заказа до передачи заказа мастеру. В заказе заказчик выбирается из справочника «Заказчики», что позволило систематизировать работу с постоянными клиентами. Также имеется возможность указать комментарий при создании заказа.

Созданный заказ появляется в списке заказов

Услуга поддержки 1С

После создания заявки менеджером-приемщиком, она поступает к мастеру на исполнение. В ходе выполнения работ у мастера есть возможность вернуть заявку менеджеру для уточнения. Мастер также может оставлять комментарии, по окончанию работ мастер должен поставить статус «Готов»

При установке мастером статуса готовности появляется уведомление о необратимости этого процесса.

После подтверждения установки статуса готовности в форме заказа фиксируется дата и время окончания ремонтных работ.

В списке заказов появляется отметка о завершении работы мастера, а заказ возвращается менеджеру-приемщику для выдачи клиенту

После выдачи заказа клиенту менеджер-приемщик проставляет статус «Выдан», при этом так же выводится сообщение о необратимости этого процесса.

После установки статуса «Выдан» фиксируется дата и время выдачи заказа.

В списке заказов появляется отметка о выдаче заказа.

Программный продукт с вышеуказанным функционалом был разработан с использованием трёхзвенной клиент-серверной архитектуры с обменом данными по защищённому каналу связи. Система позволяет работать в режиме оффлайн, кэшируя при этом данные, и осуществлять синхронизацию с сервером при первой возможности. Система имеет обмен с типовой конфигурацией «1С:Бухгалтерия для Казахстана ред. 3.0». Система также оснащена возможностью получения оперативной информации о неисправности от клиентов. Данная задача реализована с помощью наклеек с QR-Кодом на каждом обслуживаемом оборудовании. Данный QR-Код можно считать любым мобильным устройством и в диалоговом окне выбрать группу неисправности, информация о неисправности оборудования будет автоматически отправлена менеджеру-приёмщику на его рабочее место. После чего менеджер-приёмщик свяжется с ответственным лицом со стороны организации заказчика для отработки заказа.

Результат автоматизации

Весь процесс автоматизации занял 8 месяцев. После проведения обучения сотрудников предприятия, совместной отработки в выборочных медицинских учреждениях, установки на сервера, персональные компьютеры и мобильные устройства компании, переработки цепочек взаимодействия и стабилизации бизнес-процессов был получен следующий положительный результат:

• Увеличилась оперативность получения информации от клиентов о неисправности техники, находящейся на обслуживании компании;
• Уменьшилась вероятность потери заявки на бумажных носителях;
• Практически втрое сократились сроки обслуживания и ремонта техники;
• Все заявки проходят через главного инженера, который отслеживает корректность и качество оказываемого ремонта;
• Всё оборудование заполнено в специальный журнал, где указаны необходимые сроки обслуживания, совместимые расходные материалы, даты и время проведения работ с оборудованием, что в свою очередь позволяет своевременно и качественно осуществлять техническое обслуживание оборудования, а также строить оптимальные логистические маршруты техников для осуществления обслуживания;
• Синхронизация с "1С:Бухгалтерией для Казахстана" позволяет оперативно выставлять счета на оплату за проделанный перечень услуг;
• Интеграция с СМС-сервисами позволяет получать обратную связь – подтверждение от ответственных лиц со стороны клиентов, о корректности выполненных работ специалистами организации;
• Прозрачность осуществления работ – все этапы обслуживания и ремонта оборудования полностью прозрачны для ответственных лиц, как со стороны организации, так и со стороны клиентов. Ответственные лица организации могут проверять этапы работы в информационной системе, клиенты могут получать оперативную информацию считывая QR-код с листа-заявки на обслуживание оборудования.

Итоги

Подводя итоги автоматизации в Товариществе с ограниченной ответственностью «МЕДТЕХСЕРВИС», можно однозначно сделать выводы о получении выгоды. Первостепенная выгода заключается в увеличении качества сервиса, что, в свою очередь, привело к росту количества клиентов, а также к увеличению роста охвата количества обслуживаемого оборудования каждого клиента. Второстепенная выгода получается за счёт снижения себестоимости оказываемых услуг, за счёт уменьшения прикладных затрат.

Автоматизированы следующие функции:

• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
• Производственные операции
• Управление нарядами и ремонтными работами
• Управление отношениями с клиентами (CRM)

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Настройка и использование пилотных версий
• Настройка интеграции между информационными системами
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Основные виды услуг, которые оказывают программисты 1С, включают в себя:

• Разработка и настройка информационных систем: Программисты 1С занимаются созданием новых информационных систем на базе платформы 1С:Предприятие, а также настройкой и адаптацией существующих систем под конкретные потребности заказчика.

• Модификация и доработка существующих решений: Программисты могут вносить изменения и дополнения в уже существующие программные решения на базе 1С:Предприятие, чтобы адаптировать их под изменяющиеся потребности и требования бизнеса.

• Интеграция с другими информационными системами: Программисты специализируются на интеграции систем 1С с другими информационными системами (например, CRM, ERP, учетными системами), что позволяет создать единое информационное пространство в компании и обеспечить обмен данными между различными системами.

• Техническая поддержка и обслуживание: Программисты 1С оказывают техническую поддержку и обслуживание информационных систем, включая решение технических проблем, обновление программного обеспечения, устранение ошибок и т.д.

Услуги 1С программистов помогают компаниям эффективно использовать систему 1С и адаптировать ее под свои конкретные потребности, что способствует повышению производительности и эффективности бизнеса.